Mit der Funktion Medien übertragen können Dokumente,
Bilder, Videos, Sprachnachrichten und Texte direkt aus SEIMO Chat nach kompatiblen Integrationen übertragen werden. Dadurch entfällt das manuelle Herunterladen und erneute
Hochladen von Dateien. Die übertragenen Inhalte werden direkt der Hauptperson, einem Vertrag oder einem Risiko in einem CRM-System zugeordnet.
Voraussetzungen
- Eine CRM-Verknüpfung ist mit Seimo Chat eingerichtet.
- Der Kontakt ist mit einer Person in der Integration verknüpft.
- Die zu übertragenden Dateien oder Nachrichten liegen im
Chat vor.
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Welche Daten können übertragen werden?
Folgende Inhalte können aus SEIMO Chat übertragen
werden:
• Fotos
• Videos
• Sprachnachrichten
• Dokumente
• Textnachrichten
Die Übertragung ist möglich:
• Zur Person
• Zu einer Person in Beziehung zur Hauptperson
• Zu einem Vertrag
• Zu einem KFZ-Risiko
• Zu einem Sachrisiko
CRM-Systeme bieten unterschiedliche Übertragungsziele an. Wir bitten um Verständnis, wenn ein gewünschtes Ziel bei der Übertragung nicht sichtbar ist.
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Medien übertragen
1. Chat öffnen
Den gewünschten Chat öffnen.
2. Medien übertragen starten
Im Chatdetailfenster auf den Button Medienübertragung klicken.
Dadurch öffnet sich das Medien-Übertragen-Fenster.
Hier werden alle Bilder, Videos, Dokumente und weiteren
Dateien angezeigt, die innerhalb der Unterhaltung ausgetauscht wurden.
3. Dateien auswählen
Für jede Datei befindet sich links ein 
Auswahlfeld.
Durch Anklicken wird die Datei ausgewählt und mit einem 
färbigen Häkchen markiert.
Mehrere Dateien können gleichzeitig ausgewählt werden.
Nicht benötigte Dateien können anschließend durch Anklicken
des Häkchens wieder abgewählt werden.
4. Bilder zu PDF zusammenführen (optional)
Alternativ kann der Button Alle Bilder auswählen verwendet werden, um sämtliche Bilder der Unterhaltung auf einmal auszuwählen.
Mit dem Button 
Bilder zu PDF zusammenführen kann aus
mehreren ausgewählten Bildern ein PDF-Dokument erzeugt werden.
Dabei wird jedes Bild auf einer eigenen PDF-Seite eingefügt.
Das erzeugte PDF erscheint anschließend ebenfalls in der
Dateiliste und kann wie jedes andere Dokument übertragen werden.
5. Übertragung abschließen
Einen Dokumenten-Typ und das Ziel auswählen.
Die Auswahl mit dem Button Dateien Übertragen bestätigen.
Die Datei wird anschließend direkt am gewählten Ziel gespeichert.
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Warum Dateien übertragen?
Dateien bleiben zusätzlich im Chat gespeichert.
Trotzdem empfiehlt sich die Übertragung, da
Chatdaten aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen nach einer definierten
Aufbewahrungsfrist gelöscht werden sollten.
Ein Admin kann unter Einstellungen im Menüpunkt Datenschutz die Automatische Datenlöschung auf 6, 12, oder 18 Monate einstellen.
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Wie finde ich heraus, welche Dateien bereits übertragen wurden?
Im Fenster der Medienübertragung kann man rechts oben über den Filter auch nach bereits übertragenen Dokumenten sortieren.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Können mehrere Dateien gleichzeitig übertragen werden?Ja. Mehrere Dateien können gleichzeitig übertragen
werden.
Werden Sprachnachrichten ebenfalls übertragen?Ja. Sprachnachrichten können wie andere Medien direkt übertragen werden.
Kann eine Datei mehrfach übertragen werden?Ja. Dateien können beliebig oft erneut übertragen werden.
Muss ein Kontakt mit verknüpft sein, bevor eine Datei
übertragen werden kann?Ja. Da Verträge und Risiken einer Person zugeordnet sind,
muss zuerst eine Person verknüpft werden.
Wie erkenne ich, ob die Übertragung erfolgreich war?Die Datei erscheint nach der Übertragung bei der
ausgewählten Person, dem ausgewählten Vertrag oder dem ausgewählten Risiko.
Kann ein kompletter Chatverlauf übertragen
werden?Ja. Mit der Funktion
Protokoll erstellen kann der gesamte
Chatverlauf als PDF erstellt und gespeichert werden.
